Mode d'emploi Kiubi

Pour ajouter un produit, reportez-vous au service Catalogue, cliquez sur Ajouter un produit :

Informations générales du produit

Vous atterissez alors sur la page de votre nouveau produit, il vous suffit maintenant de renseigner les différentes informations de votre produit :

• Le titre du produit
• La date de disponibilité
• Le statut d'affichage du produit

L'organisation du produit

Dans le bloc suivant, vous pourrez choisir la catégorie principale du produit, une ou plusieurs catégories secondaires, la mise en avant du produit ou encore ses tags associés :

• La catégorie principale détermine l'URL principale de votre produit (URL canonique), si vous avez plusieurs niveaux de catégorie dans l'arborescence de votre site, la bonne pratique en terme de référencement serait de mettre en catégorie principale de votre produit sa catégorie la plus profonde.
  Exemple avec une voiture :
  • Niveau 1 - marque : Renault
    • Niveau 2 - modèle : Renault  >  Mégane
      • Niveau 3 - gamme/finition : Renault > Mégane > R.S (c'est la catégorie principale à privilégier)
• La/les catégorie(s) secondaire(s) permettent de faire apparaître le produit dans plusieurs catégories différentes
• La notion de produit vedette permet de mettre en avant certains produits que vous aurez choisi
• La notion de tag permet à l'internaute de n'afficher que les produiits qui ont le même tag, cela peut se combiner avec une catégorie (exemple : l'internaute cherche des t-shirts rouge, il ira dans la catégorie Vétements > T-shirts et sélectionnera le tag rouge)

Le détail d'un produit

Le bloc suivant vous permettra de remplir le contenu textuel de votre fiche produit, cette fiche est composée d'un chapo, du détail du produit, et éventuellement de champs supplémentaires spécifiques.

• Le chapo est généralement la phrase d'accroche qui est visible dans les pages de catégories de produit. Il s'agit d'une courte description du produit.
• Le détail du produit correspond au contenu détaillé de la fiche produit.

Les variantes

Les variantes servent à avoir différents choix pour un même produit comme par exemple un choix de couleur, de taille, de matériaux, etc.

• Les variantes peuvent avoir des caractéristiques différentes :
  • Un prix différent
  • Un stock différent
  • Une illustration différente
  • Un poids différent
  • Une taxe différente
  • Un code barre et une référence produit différente
  • Une éco-participation différente

Les illustrations

Une fiche produit peut contenir plusieurs images, elle est constituée d'une image principale et d'une ou plusieurs images secondaires. Pour en savoir plus, rendez-vous dans la rubrique "Médiathèque"

Créer des catégories vous permet de classer vos produits. Dans le catalogue de votre site, les internautes auront alors la possibilité d'afficher les produits par catégories.

Rendez-vous dans le service "Catalogue" puis ajoutez votre nouvelle catégorie en cliquant sur l'un des deux boutons :

Dès que vous avez cliqué, vous vous retrouvez sur la nouvelle catégorie avec un intitulé par défaut et un statut masqué.

Modifiez l'intitulé de la catégorie et reportez ce même titre dans le champ URL de la zone "Référencement" en bas de page.
Vous avez ensuite la possibilité de mettre en place une image et une description pour cette nouvelle catégorie.

Classer les catégories

Une fois créées, vous pouvez accéder à la liste des catégories via le menu de gauche. Vous pouvez classer dans l'ordre que vous souhaitez les catégories, il vous suffit d'utiliser le glisser/déposer sur la zone entre l'image et le texte de la catégorie (zone matérialisée par les 6 points)

À cet endroit, vous pouvez également réaliser des actions groupés pour Afficher/masquer ou supprimer des catégories pré-selectionnées

Kiubi propose un système d’import de produit extrêmement puissant qui vous permet d’effectuer simultanément un très grand nombre d’opérations.
L’import est particulièrement utile pour les tâches suivantes :

• La migration de catalogue produit de votre ancien site web vers Kiubi
• La mise à jour en masse de vos stocks
• La mise à jour en masse de vos prix
• La mise à jour en masse de certains libellés ou mots-clés
• Le travail en masse sur les méta-tags de vos produits.

Pour accéder au service d'import de produit, rendez-vous dans le service "Modules" puis choisissez "Import dans le catalogue"

Caractéristiques générales

Le système d’import supporte des fichiers au format Excel ou CSV.
Bien que Kiubi puisse gérer des catalogues allant jusque 25000 produits, le nombre maximum de produit importable via un même fichier est de :

• 1 000 produits pour le format Excel
• 3 000 produits pour le format CSV

Pour les catalogues volumineux, vous pouvez effectuer plusieurs imports successifs, en optant par exemple pour un fichier par catégorie.

Selon votre positionnement, il est parfois plus efficace de mettre en ligne uniquement une partie de vos références mais de les travailler très en finesse plutôt que de rechercher l’exhaustivité. Il peut également être bénéfique de créer plusieurs sites distincts grâce aux capacités multi-sites de Kiubi, chaque site étant spécialisé dans une famille précise de produits.

Opérations automatiques

Lors de l'import de votre fichier Kiubi permet notamment :

• la création à la volée des catégories de produits et des variantes,
• la création à la volée des taux de TVA,
• le rattachement automatique des fiches produit aux catégories, taux de TVA et variantes créées,
• la détection et rattachement aux visuels déjà présents dans la médiathèque.

Importer vos visuels produits

L’import de vos visuels produits se gère séparément de l’import des données textuelles : vos visuels produits doivent impérativement être importés AVANT l’import du catalogue en lui-même.

Cet import se fait via le système de publication d’image classique de la médiathèque qui gère l’upload multiple de fichiers de moins de 7Mo. Veillez à ce que le lot de visuels à publier simultanément soit traité en moins de 15 minutes, sinon divisez en plusieurs lots les fichiers à publier. La publication via FTP est réservée aux seuls fichiers images de plus de 7Mo et nécessite un déplacement individuel des fichiers concernés via la médiathèque après publication.

Nous vous conseillons lors de l’ajout des visuels dans la médiathèque de créer des dossiers, par exemple un dossier par catégorie, afin de classer vos visuels et de ne pas surcharger l’accueil du dossier image de la médiathèque.
L’association des visuels se fera d’après le nom du fichier importé ou du numéro de l’image (que vous pouvez consulter en cliquant sur l’icône bleue Information) dans la médiathèque, quel que soit son dossier de stockage dans la médiathèque. Le format d’image doit être : PNG, JPEG ou GIF.

Conseils avant d’utiliser l’import

L'import étant une fonctionnalité très puissante effectuant un grand nombre de modifications sur votre site internet ou boutique en ligne, quelques précautions s’imposent :

• Mieux vaut effectuer vos imports en heures creuses pour palier à toute éventualité (tôt en début de journée par exemple).
• Si vous disposez du profil administrateur du compte Kiubi et que votre formule est supérieure à la formule « Présence », acceptez d’effectuer le point de sauvegarde proposé 
• Vérifiez que les visuels des produits à créer sont déjà présents dans la médiathèque.
• Vérifiez que votre fichier d’import respecte bien la nomenclature ci-dessous et, si votre fichier est au format Excel, que celui-ci ne contienne pas de données, feuilles ou mise en formes parasites.
• Vérifiez que votre fichier respecte les limites énumérées ci-dessous
• Commencez par faire un essai d’import sur un petit nombre de produits et assurez-vous que les résultats sont conformes à ce que vous attendez, puis importez la totalité.
• Avant d’effectuer l’import, Kiubi effectue un grand nombre de vérification et vous informe d’éventuels problèmes. Prenez le temps de prendre connaissance des problèmes signalés et le cas échéant de mettre à jour votre fichier en conséquence.

En cas de problème

En cas de problème bloquant après avoir validé votre import (vous vous êtes trompé de version fichier, sur les prix, etc…), vous pouvez :

• Restaurer le dernier point de sauvegarde effectué (seulement pour les formules supérieures à « Présence »),
• Si besoin vous pouvez fermer votre site, rectifier le tir puis rouvrir.

Avant de contacter notre support, assurez-vous de bien avoir vérifié la conformité de votre fichier à nos instructions. 99,9% des problèmes proviennent de fichiers non conformes.

Si vous contactez notre support, afin de faciliter notre diagnostique, prenez soin de donner toutes les précisions utiles, transmettez le fichier concerné et les liens vers les produits concernés par le problème.

Description des champs d'import

Avant toute procédure d’import il est impératif de prendre connaissance du format des données requises pour que tout fonctionne.

• Télécharger le tableau complet de description des champs

Pour accéder à l'export des produits, il faut se rendre dans le catalogue, vous avez alors accès à un bouton de téléchargement qui fonctionne en 2 étapes :

• Vous avez la possibilité de faire cette même opération en sélectionnant une catégorie de produit auparavant pour n'exporter que les produits de cette catégorie
• Le bouton "Ajouter un filtre" vous permet de faire des combinaisons de filtres pour n'exporter que les produits en stock qui sont à plus de 10 euros par exemple.

Vous pouvez exporter tout le catalogue ou une catégorie précise, depuis le service Catalogue de Kiubi™. Le format de fichier généré par l'export est le .xls.

Un fichier d’export contient une quarantaine de champs (tableau de description des champs). Une fois exporté, vous pouvez le retravailler et le réimporter dans Kiubi™, depuis l'onglet Modules.